Procesos y Fases
Los procesos y fases definen los ciclos comerciales de tu empresa. Un proceso representa un tipo de venta y las fases son los pasos secuenciales que sigue cada oportunidad dentro de ese proceso. Las fases se visualizan como columnas en el tablero Kanban.
Procesos
Un proceso agrupa oportunidades que siguen el mismo ciclo comercial. Puedes tener tantos procesos como necesites para cubrir los distintos tipos de venta de tu empresa.
| Proceso de ejemplo | Descripcion | Fases tipicas |
|---|---|---|
| Venta consultiva | Operaciones que requieren demostracion y negociacion | Cualificacion > Demo > Propuesta > Negociacion > Cierre |
| Venta directa | Operaciones rapidas sin negociacion compleja | Contacto > Oferta > Cierre |
| Renovacion | Renovacion de contratos existentes | Contacto > Revision > Oferta > Firma |
| Captacion | Adquisicion de nuevos clientes | Identificacion > Primer contacto > Propuesta > Cierre |
Crear un proceso
- Ve a CRM > Configuracion > Procesos de venta
- Haz clic en Nuevo
- Define el nombre y descripcion del proceso
- Anade las fases que componen el ciclo (ver siguiente seccion)
Fases
Las fases son los pasos secuenciales dentro de un proceso. El orden determina la posicion de las columnas en el Kanban.
Propiedades de una fase
| Propiedad | Descripcion |
|---|---|
| Nombre | Texto visible en el Kanban y en la ficha de la oportunidad |
| Orden | Posicion dentro del proceso; determina el orden de las columnas |
| Tipo | Normal, Ganada o Perdida |
Fases de cierre
Cada proceso debe tener al menos una fase de tipo Ganada y una de tipo Perdida:
- Ganada — La oportunidad se cierra con exito. Desde aqui puedes crear una venta o pedido en Pymes.
- Perdida — La oportunidad se descarta. El sistema solicita un motivo de perdida para alimentar el analisis.
Ordenar fases
El numero de orden de cada fase define su posicion en el tablero Kanban. Puedes reorganizar las fases en cualquier momento; las oportunidades existentes mantienen su fase actual.
Define entre 4 y 7 fases por proceso. Con menos de 4 el pipeline es demasiado generico para analizar cuellos de botella. Con mas de 7 la gestion se vuelve compleja y las oportunidades tienden a acumularse en fases intermedias.
Uso en la practica
- El comercial crea una oportunidad y la asigna a un proceso
- La oportunidad aparece en la primera fase del Kanban
- A medida que avanza la negociacion, se mueve entre fases arrastrando la tarjeta
- Cada cambio de fase queda registrado en el timeline de la oportunidad
- El dashboard muestra la distribucion por fases para identificar donde se acumulan operaciones
Buenas practicas
- Usa nombres de fase que representen acciones claras: "Propuesta enviada" es mejor que "Fase 3"
- Crea procesos separados para ciclos con tiempos muy distintos (una venta rapida de mostrador no deberia mezclarse con una venta consultiva de 6 meses)
- Revisa periodicamente las tasas de conversion entre fases para detectar donde se pierden mas oportunidades